Maksimalno iskoristite svaku minutu svog dana pomoću ovih strategija upravljanja vremenom.
Ono što želim da znate je sljedeće. Nikada neću reći vama da napravite nešto što ja nisam koristila ili isprobala u mom poslu. Kao poduzetnica znam što znači upravljati vremenom i koliko je vrijeme bitan resurs. Vrijeme je zbilja zlata vrijedan resurs.
Kad upravljate vremenom pametno, onda je vaš posao kao generator keša.
Danas ću s vama podijeliti savjete upravljanja vremenom i navikama tako da možete kontrolirati vaš dan i fokusirati se na stvari koje vas guraju naprijed.
Moja omiljena riječ u ovoj temi je automatizacija jer vam ona omogućava da napredujete bez da ponavljate iste stvari i akcije svakodnevno.
U ovom postu pokazat ću vam kako automatizirati i kako delegirati vaše obaveze za uspješan dan.
Na primjer, da li možete automatizirati emailove koji pristižu u vaš inbox?
Možete postaviti automatske odgovore na email koji ujedno u odgovoru navode da provjeravate emailove samo 3 puta tjedno čime ste smanjili očekivanja ljudi da ćete na email odgovoriti odmah.
Time ste si dali vremena da sjednete 3x tjedno i odgovorite na emailove umjesto da to radite svakih pola sata čim pristigne email u vaš sandučić.
U automatskom odgovoru možete navesti nešto poput “Zahvaljujem se na javljanju. Provjeravam moj email samo 3 x tjedno ali ako trebate informaciju vezanu za xy ovdje se nalazi link.” “Ako trebate informaciju o našem radnom vremenu, ovdje su informacije…”
Ovisno o tome odakle vam dolazi upit tako možete prilagoditi odgovore.
Druga stvar koja će vam maknuti svakodnevni stres je da koristite alate za zakazivanje objava na društvenim mrežama i zakazivanje slanja emailova u određeno vrijeme. To će vam omogućiti da unaprijed odradite posao i ne morate u to vrijeme uopće biti u uredu a emailovi i objave će se poslati i bez vas.
Treća stvar, ovisno o obimu posla je zapošljavanje virtualnog asistenta i delegacija posla i zadataka za koje smatrate da niste genijalac i stručnjak. Prepustite te zadatke stručnjacima koji će to odraditi umjesto vas.
Sad će vam sigurno proći kroz glavu da li si to možete priuštiti. I u mnogim slučajevima odgovor je DA možete. A drugo pitanje je koje točno zadatke ćete im prepustiti. Ali ako sjednete i zapišete na papir ono što ne želite raditi vrlo brzo ćete imati listu od barem 10 zadataka.
Koliko god da ja volim svoj posao postoje stvari koje ne želim raditi i te stvari ću apsolutno delegirati virtualnom asistentu. Možete započeti s minimalno 5 sati tjedno. Tako sam ja započela i onda se ta satnica povećavala kako se povećavao moj obim posla.
Kako pojednostavniti vašu ponudu?
Ako imate jako široku ponudu onda je teško vašoj publici razumjeti u čemu ste stručni.
Preporučujem vam da pregledate vašu ponudu i preuredite ono što nudite.
Ja sam nudila jako puno usluga u svom poslu i jednostavno to nije bilo moguće održati jer sam raspršila energiju i vrijeme na jako široko područje i zapravo svaki klijent je imao drugačije zahtjeve, nekom sam održavala web stranicu, nekom sam nudila SEO usluge, nekima e-mail marketing, nekima vodila društvene mreže i oglase itd…
Preporučujem da napravite plan i koncentrirate se na određene usluge. Da se razumijemo nije lako ukinuti i maknuti usluge iz portfolija. To je jedna od najtežih stvari. Ali morate donijeti odluku i pojednostavniti ponudu.
Pojednostavite interne operacije (SOP)
Treća navika je pojednostavniti vaše interne operacije SOP (Standard Operating Procedures). SOP predstavlja skup detaljnih pisanih uputa ili pravila koja opisuju korake ili postupke koje treba slijediti kako bi se obavila određena aktivnost ili proces unutar organizacije. Ove procedure služe kao referenca koja pomaže osoblju da obavlja zadatke na dosljedan i učinkovit način.
SOP nudi korak-po-korak kako voditi posao bez da se ponavljate i tako vaš tim zna točne korake koje treba uraditi.
Asana je dobar alat koji je svima dostupan i vrlo intuitivan tako da ga može koristiti cijeli vaš tim. I kad je netko u timu bolestan, svi znaju kako treba izgledati flow i kako odraditi sve potrebne korake. Trebate znati kreirati korake i cijelu listu zadataka.
Postignite nula emailova u sandučiću
Sva komunikacija je koncentrirana ili na Asanu ili na Slack tako da nikad ne dobijete email od kolega. Sve što treba biti napravljeno, definirano je u Asani s određenim rokovima, dok komunikacija ide preko Slacka.
To je za brzu komunikaciju “da li si vidio zadatak…”i za održati dobru komunikaciju i atmosferu među kolegama. Ako smanjite broj emailova čak ako imate i mali tim, bit će vam puno lakše zaokupit se aktivnostima koje donose prihode.
Ohrabrite vaš tim da donosi odluke.
Ako za donošenje svake odluke svi članovi tima stalno pitaju vas za mišljenje to zna biti vrlo stresno i naporno. Trebali biste napraviti i dati zeleno svjetlo vašem timu da budu sigurniji u donošenju odluka. Zato je bitno da imate povremene sastanke s vašim timom i da imate istu viziju i da je donošenje odluka usmjereno postizanju zajedničkog cilja.
Limitirajte sadržaj koji pregledavate.
To bi značilo drugim riječima da budete kreativni i da stvarate samostalno sadržaj za društvene mreže. Dobro je imati inspiraciju iz vanjskih izvora ali ponekad to zna uzeti hrpu vremena. Zbog toga, nadahnite se i limitirajte izvore koji vas ometaju i koji upravljaju vašim vremenom. Konzumiranje previše sadržaja s interneta može biti kontraproduktivno jer onda možete lako izgubiti fokus i cilj prema kojem idete. Sigurno vam se nekad dogodi da imate upaljen televizor dok slušate podcast na mobitelu i čitate neki članak ili skrolate po Instagram feedu 🙂 Da me krivo ne shvatite, dobro je učiti i uvijek biti informiran ali kad govorimo o upravljanju vremenom onda nekad treba biti svjestan koliko vremena konzumiramo za što. Treba srezati i učenje u nekom trenutku i ostati u vlastitim idejama i iskoristiti vlastitu kreativnost jer po tome ćete biti drugačiji na tržištu i istaknuti se u masi.
Uvedite 4 radna dana u tjedan
Bitno je da imate balans između posla i privatnog života jer ćete biti puno zadovoljniji i ako vaš tim isto radi pon-čet tada će i oni jedva čekati slobodan petak i bit ćete produktivniji u ova 4 radna dana.
Imat ćete bolju koncentraciju i upregnuti sve resurse u 4 radna dana, a budite bez brige radni petak vam neće ništa puno više donijeti. Ja ne idem stomatologu u četvrtak već čekam petak za takve stvari koje trebam obaviti u toku radnog dana. Isto tako ne prebacujem poslovne zadatke za vikend.
Pravilo jedne minute
Mnogo nas radi od kuće. Ja ću raditi bolje ako je moj ured uredan. Ako radite u kuhinji uzmite jednu minutu i stavite suđe u suđericu i osjećat ćete se bolje. Ne kažem da trebate svaki put čistit pola sata prije nego krenete radit. Uzeti jednu minutu i staviti prati veš tako dok radite više se stvari događa i idete dalje na više razina. Osjećat ćete se bolje. Uključite usisavač da čisti dok vi radite. I kad završite posao imat ćete već čisto posuđe, opran veš. Uzmite minutu i napravite krevet i sve te neke sitnice koje kad se zbroje čine vas sretnijima. Uzmite pauzu od minute i iznesite smeće, uzmite minutu pauze i pospremite dnevnu sobu.
To je nešto što vas motivira da budete organiziraniji i u poslu kojeg radite ali i da se bolje osjećate ukoliko radite od kuće jer znate da kad završite posao te stvari vas ne čekaju nego ste zapravo već sve odradili.
Trebate novu vizitku?
*Isporuka vizitke unutar 24 sata!*
Nemate dizajn za vaš brend?
Potpuni plan brendiranja za poduzetnike kako bi mogli dizajnirati svoj logo, odabrati boje za svoj brend, odabrati fontove za svoj brend i dizajnirati brendirane banere za društvene mreže (s uključenim predlošcima).
